Behandling af persondata i Grundejerforeningen Fritidshusforeningen

Grundejerforeningen Fritidshusforeningen bestyrelse har på sit møde den 6. maj 2018 fastsat følgende regler for behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

A. Indsamling af persondata
Grundejerforeningen Lemgaarden beder medlemmer og lejere om de persondata, der nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers og lejeres aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og lejeforhold og betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.

B. Persondata for ejere

  • Personnavne på voksne i husstanden
  • Stillingsbetegnelse på skødehaver (indtil 1975)
  • Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)
  • E-mail adresser på voksne i husstanden
  • Telefonnumre på voksne i husstanden
  • Ejendommenes matrikelnumre
  • Dato for erhvervelse af ejendommen

Disse data opdateres ved besked om ændringer (jf. vedtægterne) og årligt i for-bindelse med kontingentopkrævning og slettes ved udtræden af foreningen, se dog punkt G.

C. Persondata for lejere
Gælder kun lejere med et ophold på over to måneder – indsamlingen sker med henblik på at indbyde disse lejere til foreningens sociale arrangementer.

  • Personnavne på voksne i husstanden
  • E-mail adresser på voksne i husstanden
  • Telefonnumre på voksne i husstanden
  • Ejendommenes matrikelnumre og fysiske adresse

D. Opbevaring og videregivelse af persondata
De under B og C indsamlede persondata beror i elektronisk form hos bestyrelsens formand og kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, supple-anter og revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

E. Kendskab til persondata udover de under B og C anførte datatyper
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere per-sonrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen HERBORVI f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensations-ansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater. Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom dele af arkivet kan være gået tabt. Grundejerforeningens arkiv beror hos formanden.

F. Offentliggørelse af persondata
Data som nævnt under B og C om medlemmernes navne, adresser og andre kon-taktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlem-mer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

G. Sletning af persondata
Som anført under punkterne B og C slettes persondata ved udtræden af foreningen (salg af ejendom) eller et lejemåls ophør. Navne på ejere og ejernes tilknyt-ning til ejendomme slettes ikke. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen Fritidshusforeningen, indgår foreningens arkiv, som beror hos grund-jerforeningens formand. Endvidere fremgår navne og ejendomme af Grundejerforeningen Fritidshusforeningen 50 års jubilæumsskrift, Lod nr. 13, som blev udgivet i 2010 i elektronisk form på fysisk medie (cd-rom) og påtænkes udgivet i revideret udgave i 2020 på Grundejerforeningen Fritidshusforeningen hjemmeside.

H. Brugerstatistik fra Grundejerforeningen Fritidshusforeningen hjemmeside
Der indsamles forbrugsstatistik på Grundejerforeningen Lemgaardens hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.

I. Dataansvarlig (Data Protection Officer)
Grundejerforeningen Fritidshusforeningen formand er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.

J. Kontrol
I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet, påser revisor, at reglerne om behandling af persondata i Grundejerforeningen Fritidshusforeningen overholdes.

K. Information
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Fritidshusforeningen medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Fritidshusforeningen hjemmeside. Besluttet på bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Fritidshusforeningen den 6. maj 2018.